Thị trường thực phẩm và dịch vụ ăn uống, đặc biệt là ngành cà phê tại Việt Nam được đánh giá rất cao về tiềm năng phát triển lâu dài. Tuy nhiên, để có vị thế nhất định trên thị trường thì các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức về mức độ cạnh tranh, chất lượng sản phẩm, phong cách phục vụ, đặc biệt là quản lý vận hành… Bởi trên thực tế đã có không ít các đơn vị gặp khó khăn trong quản lý vận hành khi mở rộng quy mô chuỗi. Điều này cho thấy, việc mở rộng phát triển và duy trì chất lượng chuỗi cà phê là rất phức tạp. Bài viết này Dcorp sẽ chia sẻ cách quản lý chuỗi cửa hàng cafe hiệu quả như là một công thức giúp bạn kinh doanh thành công.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Đảm bảo chất lượng sản phẩm là yếu tố hàng đầu trong việc kinh doanh bất kỳ một lĩnh vực nào. Đối với các chuỗi cửa hàng cà phê, tất cả các chi nhánh phải nhập nguyên vật liệu từ kho tổng để chất lượng của thức uống được đồng đều và đạt chuẩn. Tại kho tổng, nguồn nguyên vật liệu cần được giám sát nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tùy theo từng cửa hàng mà có những điều kiện bảo quản, nguyên tắc kiểm tra chất lượng chung và riêng. Xét về yếu tố khách quan, các nguyên tắc này phụ thuộc chủ yếu vào vị trí địa lý, thời tiết. Vị trí địa lý và thời tiết khác nhau sẽ dẫn đến việc quãng đường vận chuyển, thời gian vận chuyển khác nhau, từ đó đòi hỏi phải có cách bảo quản khác nhau. Tuy nhiên, nguyên tắc chung trong việc bảo quản nguyên vật liệu đối với các cửa hàng cơ bản lại khá giống nhau. Chẳng hạn đối với nguyên liệu cà phê, bạn có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên những điều kiện như:
– Đối với hạt cà phê: Cách để bảo quản hạt luôn được tươi ngon là cần tránh xa 4 tác nhân gây hư hỏng gồm không khí, độ ẩm, nhiệt độ và ánh sáng.
- Không khí: Cần bảo quản hạt cà phê trong hộp kín, giảm thiểu việc tiếp xúc với không khí càng nhiều càng tốt.
- Độ ẩm: Cà phê nên được bảo quản ở nơi khô ráo. Độ ẩm quá mức sẽ khiến cà phê nhanh hư hỏng. Vì lý do này, bạn không nên bảo quản cà phê trong tủ đông hoặc tủ lạnh.
- Nhiệt độ: Quá nhiều nhiệt cũng sẽ đẩy nhanh quá trình phân hủy hương vị của cà phê. Do đó, bạn phải đảm bảo cà phê không ở gần bếp nấu hoặc lò nướng, đồng thời tránh những vị trí có nhiều ánh nắng như cửa sổ.
- Ánh sáng: Nên cất giữ cà phê trong những hộp đựng trong tủ đựng thức ăn hoặc những không gian khác tránh ánh sáng.
– Đối với cà phê xay: Cà phê xay có thể để được tối đa hai tuần trong hộp kín và đục. Tuy nhiên, bạn nên tiêu thụ cà phê xay càng sớm thì càng tốt.
Chung quy lại, để có thể kiểm soát các vấn đề liên quan đến đảm bảo chất lượng sản phẩm, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý, giám sát chất lượng của đồ ăn, thức uống một cách chặt chẽ nhất.
>> Xem thêm: Xây dựng mô hình cafe take away từ con số 0
Đảm bảo chất lượng sản phẩm là quy trình quan trọng trong quản lý chuỗi cửa hàng cà phê (Nguồn: Esquirescoffee)
Quản lý tài chính chặt chẽ
Có thể nói, yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính cho chuỗi cà phê chính là đảm bảo cân bằng doanh thu và chi phí. Việc kiểm soát thu – chi chính là yếu tố tạo ra một dòng tiền ổn định cho cả doanh nghiệp. Nhưng để có thể kiểm soát được dòng tiền ra vào, nhà quản lý cần quan tâm đến ba hạng mục lớn gồm hàng tồn kho, các khoản phải trả và khoản cần phải thu. Đặc biệt, trong lĩnh vực F&B thường có 2 nhóm chi phí lớn nhất là nguyên vật liệu và nhân công. Nhà quản lý phải kiểm tra, rà soát và cập nhật thường xuyên các hạng mục này để nắm rõ chi phí của cửa hàng. Nếu nó vượt định mức thì quản lý phải có sự điều chỉnh tức thì và tìm cách tối ưu từng ngày khi cần thiết.
Bên cạnh những vấn đề kể trên, có rất nhiều rủi ro liên quan đến việc quản lý doanh thu của cửa hàng như nhân viên báo cáo hàng bán ra không trung thực hay nhập số liệu bán hàng một cách cẩu thả… dẫn đến việc thất thoát doanh thu bán hàng.
Với những lý do đó, các nhà quản lý cần kiểm tra báo cáo định kỳ, kiểm soát các khoản chi hằng ngày để không dẫn đến việc bị hao hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân đối. Điều này không chỉ giúp bạn lập kế hoạch và dự kiến doanh số bán hàng mà còn cắt giảm các chi phí không cần thiết.
Quản lý nhân viên quán cà phê chuyên nghiệp
Tuyển chọn nhân viên là một trong những bước cơ bản đầu tiên khi mở một hệ thống kinh doanh cà phê. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn, việc quản lý nhân viên chuyên nghiệp lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi nhân viên được xem là “bộ mặt” của doanh nghiệp, nếu khách hàng được trải nghiệm một dịch vụ tốt, họ sẽ càng quay lại và thường xuyên giới thiệu bạn bè, đồng nghiệp, gia đình đến nhà hàng… từ đó làm tăng doanh số của tất cả các chi nhánh. Để làm được điều này, các nhà quản lý phải đặt ra những quy chuẩn và yêu cầu thật chặt chẽ, phân quyền quản lý chi tiết cho từng nhân viên trong cửa hàng. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý đội ngũ nhân sự, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt nhất. Bên cạnh đó, tất cả các nhân viên trong mọi cơ sở đều phải nắm rõ thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi để hỗ trợ cho khách hàng một cách nhanh nhất.
Quản lý nguồn nguyên liệu hiệu quả
Trong quá trình quản lý chuỗi cà phê, chi phí về thực phẩm chiếm một phần lớn trong tổng chi phí cửa hàng. Chính vì vậy, quản lý nguồn nguyên liệu hiệu quả có vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Bên cạnh đó, việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ sẽ ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng. Ngược lại, nếu bạn đặt quá nhiều nguyên liệu sẽ phát sinh những rủi ro về bảo quản.
Chưa kể đến, việc xác định số lượng/khối lượng nguyên liệu cho món ăn, đồ uống là yếu tố quan trọng trong việc duy trì chất lượng và đảm bảo đồng bộ ở tất cả các cửa hàng. Đặc biệt đối với những chuỗi cửa hàng lớn có menu đa dạng, từng nguyên liệu cấu thành theo đó cũng phức tạp, các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn khi kiểm soát nguồn nguyên vật liệu. Điều này có thể gây ra thất thoát lớn nếu bạn không kiểm tra thường xuyên nguyên vật liệu trong kho. Do đó, bạn nên lập kế hoạch kiểm kê hằng ngày tại kho và nhà bếp để kiểm soát được tình hình, thống kê và báo cáo chi tiết đầy đủ, từ đó lên kế hoạch hàng tuần, hàng tháng. Điều này vừa góp phần quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu vừa đảm bảo mức thu-chi cho các cửa hàng.
Xây dựng tính nhất quán hình ảnh thương hiệu
Việc đảm bảo tính nhất quán hình ảnh thương hiệu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng niềm tin khách hàng (Customer loyalty). Hình ảnh thương hiệu phải kể đến không gian và đặc điểm nhận diện quán (signature) bao gồm các yếu tố như:
- Tên thương hiệu, logo và slogan: Trong hệ thống nhận dạng thương hiệu, những yếu tố này phải làm nổi bật được đặc trưng, phong cách, thông điệp mà thương hiệu muốn truyền tải đến khách hàng.
- Menu: Được thiết kế độc đáo, chỉnh chu và gây được ấn tượng tốt với khách hàng khi sử dụng dịch vụ ở các cửa hàng. Menu cần đảm bảo sự đồng bộ tại các chi nhánh về danh mục sản phẩm, giá món…
- Đồng phục nhân viên: Mỗi thương hiệu sẽ có những thiết kế riêng mang đậm phong cách nhưng vẫn tạo sự nhất quán trong hệ thống nhận dạng thương hiệu.
- Phong cách phục vụ: Cần xây dựng quy tắc bán hàng và văn hóa ứng xử chung cho nhân viên để đảm bảo tính đồng bộ.
Cùng Dcorp xem xét một trong những chuỗi cà phê đã rất thành công trên thị trường trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu – The Coffee House (TCH). Có thể thấy, mỗi cửa hàng có một đặc điểm thiết kế riêng, vậy điều thành công của họ là gì khi xây dựng hình ảnh thương hiệu vẫn được mọi người tiếp nhận dễ dàng?
- Về màu sắc: Màu sắc trong bộ nhận diện thương hiệu TCH là màu trắng trên nền cam tươi. Sự kết hợp trẻ trung, sáng tạo của 2 tone màu này thể hiện nét tinh tế, thanh lịch kết hợp với năng động và sáng tạo, phù hợp với giới trẻ.
- Không gian quán: Không gian quán của TCH được thiết kế giống với một ngôi nhà, tại đây có ghế salon thoải mái để thực khách có thể ngồi thư giãn, làm việc, học hành…
- Đồng phục: TCH thể hiện sự sáng tạo và hiện đại với hai tone màu đen – trắng tạo cảm giác chuyên nghiệp. Sự phá cách riêng trong tổng thể đồng phục của TCH có vẻ như đơn giản nhưng để lại dấu ấn đậm nét trong lòng khách hàng.
>> Xem thêm:
Đảm bảo tính nhất quán trong hình ảnh thương hiệu (Nguồn: ahamove)
Đồng bộ dữ liệu khách hàng
Với mục đích giữ chân khách hàng, hầu hết các thương hiệu cà phê hiện nay đều xây dựng chương trình Membership. Với thẻ thành viên, khách hàng sẽ được tích điểm sau mỗi lần thanh toán và được hưởng các chính sách ưu đãi từ cửa hàng.
Trong trường hợp này, việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng sẽ giúp bạn theo dõi việc quá trình mua hàng, thói quen và tần suất ghé thăm của từng thực khách tại các chi nhánh. Từ cơ sở đó, bạn có thể xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết và đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.
Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe
Phân quyền quản lý nhân viên
Các cửa hàng cà phê được chia làm nhiều bộ phận khác nhau như bếp, bàn, kho, thu ngân, kế toán, giám sát, quản lý… Mỗi bộ phận đều có một công việc và ca kíp riêng. Để đảm bảo các nhân viên đều hoàn thành tốt công việc, nhà quản lý phải có sự phân công hợp lý với từng bộ phận và tổng thể quán.
Việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe cho phép bạn theo dõi hoạt động của từng nhân viên như ca làm việc, số giờ làm việc đến bảng lương… hằng tháng.
>> Xem thêm:
- 5 sai lầm trong đào tạo nhân sự nhà hàng
- Checklist công việc mà nhân viên phục vụ không bao giờ được quên
Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cà phê giúp phân quyền nhân viên (Nguồn: modernrestaurantmanagement)
Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe
Trong quá trình kinh doanh chuỗi cà phê, các giao dịch thường diễn ra liên tục và chi phí cho các hoạt động sản xuất, vận hành rất lớn. Đặc biệt, nếu cửa hàng trong tình trạng đông khách, nhân viên luôn bận rộn thì việc nhầm lẫn hoặc thâm hụt sẽ thường xuyên xảy ra nếu không quản lý tốt thu-chi của quán. Do đó, bạn nên thường xuyên theo dõi việc thu-chi, tính toán cụ thể các hoạt động mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, trả lương nhân viên… để báo cáo với bộ phận kế toán.
Đối với tính năng này, hệ thống Dcorp POS cho phép tự động hóa toàn diện quy trình quản lý vận hành, xây dựng và quản lý chi tiết giá vốn hàng bán thông qua việc:
- Quản lý đầy đủ các tài khoản tính toán trong một cơ sở dữ liệu với nhiều pháp nhân khác nhau.
- Khả năng làm việc với nhiều đơn vị tính khác nhau cho cùng một mặt hàng.
- Tất cả các phương án, kế hoạch quản lý kho được khai báo trên một thẻ định lượng.
- Tự động trừ hàng sau khi kết thúc ngày làm việc trên hệ thống POS.
- Kiểm kê hao hụt và thừa hàng, quản lý độ lệch theo định kỳ.
Bên cạnh đó, với giải pháp quản lý chuỗi cà phê của Dcorp, hệ thống dashboard còn đáp ứng đa dạng hình thức báo cáo và dữ liệu sẽ được cập nhật tự động mỗi ngày. Nhà quản lý từ đó có thể so sánh các chỉ số theo món bán chạy, doanh thu cùng kỳ theo nhiều thời điểm… từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.
Xem order, gọi món, tính tiền online
Khách hàng hiện đại ngày càng đánh giá cao sự tiện lợi và chất lượng. Do đó, việc order món ăn trên thiết bị di động như iPad, Mobile đang trở thành xu thế và được sử dụng rộng rãi trong các nhà hàng, quán cà phê để thay thế dần các menu bằng giấy. Điều này giúp tăng tốc độ phục vụ, đặc biệt là trong những giờ cao điểm. Đồng thời, nhân viên cũng tự động hóa việc nhận order của khách hàng ngay tại bàn.
Đối với tính năng này, hệ thống POS của Dcorp với menu hiển thị trực quan trên Mobile, giúp dễ dàng order mọi nơi trong nhà hàng, Ngoài ra, với phương thức thanh toán linh hoạt bằng nhiều hình thức (tiền mặt, thẻ ATM, ví điện tử, coupon, voucher,…) giúp rút ngắn thời gian đi lại, tăng hiệu suất phục vụ khách hàng trong giờ cao điểm.
>> Xem thêm: Cách lựa chọn máy tính tiền cho nhà hàng, quán cafe tối ưu nhất
Tính năng order, gọi món, tính tiền trên phần mềm quản lý chuỗi Dcorp POS
Quản lý – xem báo cáo dữ liệu từ xa
Một phần mềm quản lý chuỗi cà phê tương thích với các thiết bị sẵn có như điện thoại, máy tính bảng, PC có thể giúp bạn theo dõi các báo cáo tình hình chi tiết của quán từ xa.
Ngay từ những phiên bản đầu tiên, giải pháp POS của Dcorp được thiết kế và phát triển dựa trên yêu cầu vận hành và quản lý của các chuỗi cửa hàng, cà phê lớn. Đồng thời, với kiến trúc dữ liệu chặt chẽ, logic xử lý nghiệp vụ chuẩn mực cho các mô hình F&B Holdings, quản lý hàng nghìn điểm kinh doanh trong một cơ sở dữ liệu. Bên cạnh các tính năng kể trên, Dcorp POS còn cung cấp các tính năng dành cho chuỗi lớn.
- Độ ổn định của máy POS đảm bảo hoạt động trơn tru ngay cả giờ cao điểm: Hệ thống giám sát (Monitoring) toàn bộ các phần mềm, service, phần cứng… giúp cho việc hoạt động của các điểm bán hàng diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa rủi ro hệ thống bị gián đoạn.
- Hệ thống báo cáo chuyên sâu: Hệ thống Dashboard chi tiết và chính xác của Dcorp POS cho phép thiết lập theo nhu cầu từng cá nhân để theo dõi các chỉ số kinh doanh, giúp bám sát biến động kinh doanh ở chế độ online.
- Quản lý đơn giá: Đối với các đơn vị kinh doanh trong ngành F&B, chính sách giá bán luôn thay đổi linh hoạt theo thực tế. Hệ thống Dcorp POS với cơ chế mạnh mẽ sẽ giúp nhà quản lý thiết lập và kiểm soát các đơn giá không giới hạn, các đơn giá được tự động đưa vào sử dụng theo một quy trình làm việc với bộ điều kiện xác định sẵn.
- Quản lý chương trình khuyến mãi: Giải pháp POS của Dcorp với cơ chế quản lý các chương trình marketing – promotion sẽ giúp thiết lập các chương trình khuyến mãi linh hoạt theo nhu cầu, đồng bộ chương trình cho các điểm kinh doanh, đồng thời báo cáo hiệu quả chi tiết chương trình khuyến mãi theo từng địa điểm và toàn hệ thống.
>> Tìm hiểu 3 lý do nên chọn Dcorp R-Keeper làm hệ thống POS cho quán cà phê
Kinh nghiệm quản lý chuỗi cà phê chuyên nghiệp
Sau đây là một số kinh nghiệm quản lý chuỗi cà phê dành cho bạn mới, giúp quản lý hiệu quả hơn, cụ thể:
- Tạo ấn tượng với khách hàng bằng sự quan tâm thông qua việc phục vụ thêm nước mát miễn phí cho khách trong thời gian đợi nước.
- Kiên nhẫn chờ đợi khách order món và chủ động gợi ý những món nước được nhiều người yêu thích nhất tại quán.
- Tuyển vị trí giữ xe để chủ động dắt xe cho khách hàng.
- Để không gây nhàm chán, quán có thể nghiên cứu và thường xuyên cập nhập món mới theo thị hiếu khách hàng.
- Luôn luôn đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Tri ân khách hàng bằng các chương trình khuyến mãi đặc biệt để giữ chân khách lâu hơn.
Có thể thấy, giải pháp POS của Dcorp đáp ứng tất cả những tính năng cần có của một phần mềm quản lý chuỗi cà phê. Việc tận dụng phần mềm công nghệ như Dcorp POS là một cách tuyệt vời để đảm bảo hoạt động trơn tru trên toàn hệ thống cửa hàng. Tính đến nay, Dcorp đã triển khai hệ thống POS cho hàng loạt chuỗi cà phê đẳng cấp như: chuỗi Saigon Casa Café, Cheese Coffee, King Coffee, RuNam Café, Ciao Cafe…
Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
- Hotline: 0909 119 070
- Email: sales@dcorp.com.vn
- Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
- Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
- Social: Facebook | LinkedIn | Zalo
- Top 7 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất 2023
- Có nên kinh doanh cafe nhượng quyền
- 7 Rủi ro thường gặp phải khi kinh doanh nhà hàng
Tags: Cafe nhượng quyền, kinh doanh quán cafe nhỏ, mô hình cafe take away, chuỗi cafe Amazon nổi tiếng Thái Lan, chuỗi cửa hàng cafe Cheese Coffee
